El fraude organizacional: las señales de alerta que no debemos ignorar
Actualizado: 4 nov
Categoría: Riesgos y fraude
El fraude no siempre comienza con una gran irregularidad. En ocasiones, pequeñas excepciones, controles débiles y señales ignoradas crean las condiciones para que ocurra.
El fraude puede estar más cerca de lo que pensamos
Muchas organizaciones consideran que el fraude es un riesgo asociado principalmente a terceros desconocidos o a comportamientos individuales excepcionales.
Sin embargo, puede originarse dentro de la propia organización, involucrar a trabajadores, directivos, proveedores o clientes, y aprovechar debilidades en los procesos y controles.
Algunas situaciones aparentemente menores pueden ser señales de alerta:
Un proveedor que siempre obtiene contratos pese a presentar condiciones menos competitivas.
Facturas con descripciones genéricas o servicios difíciles de verificar.
Operaciones fraccionadas para evitar niveles de autorización.
Cambios frecuentes en cuentas bancarias de proveedores sin justificación suficiente.
Concentración excesiva de funciones en una misma persona.
Excepciones reiteradas a los procedimientos de aprobación.
Registros contables o documentales inconsistentes.
Una señal de alerta no demuestra por sí misma la existencia de fraude, pero sí puede justificar una revisión.
¿Por qué ocurre el fraude?
El denominado triángulo del fraude propone tres factores que pueden contribuir a su ocurrencia:
Presión: necesidades económicas, incentivos inadecuados o exigencias para alcanzar resultados.
Oportunidad: debilidades en controles, falta de supervisión o ausencia de segregación de funciones.
Racionalización: justificaciones personales que permiten al individuo considerar aceptable una conducta indebida.
Este modelo es útil para comprender algunos factores asociados al fraude, aunque no explica todas las modalidades ni circunstancias en las que puede producirse.
ISO 37003: un enfoque de gestión
ISO 37003 proporciona orientación para establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión para el control del fraude.
Su enfoque permite que las organizaciones desarrollen capacidades para:
Comprender su contexto y exposición al fraude.
Identificar y evaluar riesgos.
Establecer medidas preventivas y detectivas.
Fortalecer la cultura organizacional.
Mejorar los mecanismos de reporte.
Responder frente a incidentes.
Evaluar resultados y mejorar los controles.
El control del fraude no debe limitarse a las áreas financieras. También debe considerar compras, logística, ventas, recursos humanos, operaciones, tecnología y relaciones con terceros.
¿Qué deberían hacer las organizaciones?
Un enfoque preventivo requiere identificar los procesos más expuestos y establecer controles proporcionales a los riesgos.
Entre las medidas relevantes se encuentran la segregación de funciones, la debida diligencia, las autorizaciones, la trazabilidad documental, las conciliaciones, las revisiones independientes y los mecanismos de comunicación de irregularidades.
También es fundamental analizar los incidentes para identificar sus causas y evitar que vuelvan a ocurrir.
Una reflexión final
El fraude no siempre se produce porque no existan controles. En ocasiones, los controles existen, pero se aplican de manera inconsistente, se eluden o se convierten en simples formalidades.
La prevención efectiva comienza cuando la organización deja de preguntarse solamente si tiene controles y empieza a evaluar si estos realmente funcionan.
Prevenir el fraude requiere integridad, vigilancia y gestión.
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